Utilisation de l'outil de planification pour connaître la disponibilité des participants

Lorsque vous organisez des réunions, vous pouvez vérifier les horaires pendant lesquels les participants sont occupés ou libres pour vous permettre de trouver un horaire approprié pour tous les participants. Lorsque vous ajoutez des participants au champ Participants, un panneau de suggestion dans le panneau d'aperçu indique les disponibilités par créneaux de 30 minutes pour les participants.

La préférence d'heure par défaut est de proposer une heure pendant vos heures de travail et pendant les heures de travail du participant.

•      Inclure uniquement mes heures de travail. Ce sont la semaine ouvrée et les heures que vous avez définies dans vos préférences de calendrier.

•      Inclure uniquement les heures de travail de l'autre participant. Lors de la recherche d'un emplacement, les heures de travail de toutes les personnes sont prises en considération.

Vous pouvez le modifier.

1. Dans la page Nouveau rendez-vous, cliquez sur Suggérer une heure.

2. Dans le panneau Suggérer Horaires qui s'ouvre, cliquez sur l'icône d'engrenage.

3. Décochez les cases que vous ne voulez pas utiliser pour calculer la disponibilité des participants.

4. S'il s'agit d'une réunion récurrente, sélectionnez le nombre d'instances de la réunion récurrente pour lesquelles un participant doit être disponible.

5. Cliquez sur OK.

Afficher les disponibilités dans le mini-calendrier

Le mini-calendrier vous suggère la disponibilité des participants par un code de couleur.

•      Les jours en vert dans le calendrier sont ceux où tous les participants et au moins un lieu sont disponibles.

•      Les jours en rouge signifie que plus de la moitié des participants ne peut pas être présente à la réunion ces jours-là.