Création d'une réunion depuis la page de rendez-vous

Vous pouvez créer un rendez-vous à partir de l'onglet Calendrier.

1. Dans l'en-tête du Calendrier, cliquez sur Nouveau rendez-vous.

2. Si le champ De s'affiche au-dessus de la ligne de sujet, vous avez créé plus d'un avatar pour votre compte. Sélectionnez l'identité à utiliser lors de la création de ce rendez-vous.

3. Dans la zone de texte Sujet, ajoutez une brève description de la réunion. Le texte ajouté ici devient la description dans le calendrier.

4. Définissez le jour et l'heure de début et de fin. Si le rendez-vous est récurrent, sélectionnez la fréquence à laquelle ce rendez-vous doit être programmé dans Répétition.

Sélectionnez Journée entière pour placer ce rendez-vous sur toute la journée.

5. Dans la zone de texte Participants, saisissez les adresses mail, en les séparant par un point-virgule (;). Dès que vous entrez des noms, le Planificateur s'ouvre et les informations libres/occupés des participants sont affichées.

Pour vous aider à trouver un moment où tous les participants sont disponibles, cliquez sur Suggérer une heure. Un calendrier s'affiche avec les disponibilités. Pendant que vous entrez les noms des participants, l'outil de planification suggère les heures où tous les participants sont disponibles.

Remarque: Si un participant a mis une préférence pour autoriser uniquement certains utilisateurs à voir les informations libre/occupé et vous êtes exclu de la liste, vous ne pouvez pas voir le calendrier libre/occupé

Si certains participants ne sont pas tenus d'être à la réunion, mais que vous souhaitez les inviter, sélectionner Afficheret taper l'adresse e-mail dans le champ. Vous pouvez également effectuer cette opération dans le Planificateur. Cliquer sur l'icône à côté du nom et sélectionner Participant facultatif. Lorsque l'invitation est envoyée, leurs noms sont marqués comme facultatifs.

6. Dans la zone de texte Lieu, entrez le lieu où se déroule la réunion. Lorsque vous commencez à saisir l'emplacement alors qu'il figure dans le répertoire de la société, les lieux correspondants s'affichent automatiquement. Vous pouvez également cliquer Proposer un emplacementpour voir une liste des emplacements disponibles dans votre entreprise.

7. Cliquez sur Afficher l'équipement si vous souhaitez réserver des ressources d'équipement identifiées dans le répertoire de votre société.

8. Dans Afficher, sélectionnez l'option Libre/occupé pour ce rendez-vous, le calendrier dans lequel le rendez-vous doit être ajouté et si le rendez-vous doit être marqué comme privé.

9. IDans le menu déroulant Rappeldéfinir une notification d'alarme pour rappeler du rendez-vous.

10. Pour recevoir une notification de la présente réunion, cochez la case appropriée, Adresse e-mailou SMS. Si vous n'avez pas configuré une méthode de notification, cliquer sur Configurerpour aller à la page Préférence>notifications pour la configurer.

11. Dans la zone de texte sous le Planificateur, saisissez le mail à inclure dans l'invitation au rendez-vous. Pour ajouter des pièces jointes, cliquez sur l'icône trombone dans la barre d’outils.

12. Le réglage par défaut est de demander aux participants de répondre à votre invitation. Si vous ne voulez pas de réponse des participants, dans la barre d'outils Calendrier, cliquer sur Options>réponse à la requête pour supprimer la coche.

13. Si vous ne voulez pas envoyer l'invitation maintenant, cliquez sur Enregistrer. Sinon, cliquez sur Envoyer.